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Políticas de Tratamiento de Datos

NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN:La presente Política de Tratamiento de Datos personales ha sido elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

 

2. DEFINICIONES:Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las definiciones de las palabras conforme a las normas citadas en primer lugar y, en su defecto conforme al lenguaje técnico y subsidiariamente al lenguaje común.

 

3. FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A podrá hacer uso de los datos personales para:

 

  1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales, como llevar a cabo reservas, bloqueos, expedición de servicios turísticos o intermediación para los mismos;
  2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
  3. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A y/o por terceras personas;
  4. Remitir la información a operadoras turísticas que la requieren para proveer adecuadamente el servicio;
  5. Crear bases de datos de usuarios de servicios turísticos bajo la franquicia SOLAR HOTELES & RESORTS, con miras a la fidelización, promoción de nuevos productos o servicios, ofertas y transmisión de información a títulos gratuito u oneroso a los miembros de la franquicia;
  6. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
  7. Evaluar la calidad del servicio;
  8. Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;
  9. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
  10. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
  11. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A.;
  12. Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso;
  13. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas franquiciatarias, filiales, vinculadas, subordinadas de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A. ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

 

Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las recolecciones, videograbaciones y cualquier otro mecanismo de fijación de datos que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

 

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

 

  1. Exista autorización expresa para hacerlo;
  2. Sea necesario para permitir a los contratistas, operadores, canal de distribución o agentes prestar los servicios encomendados;
  3. Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios ó productos;
  4. Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto;
  5. La información tenga relación con cualquier proceso societario o de organización a través de contratos de la empresa (como las integraciones empresariales ó situaciones como el franquiciamiento);
  6. Que sea requerido o permitido por la ley.
  7. Sea necesario para ofrecer cooperación a autoridades en el marco de investigaciones penales, administrativas, tributarias o disciplinarias, siempre que medie orden y esta sea válida.

 

A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

 

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

 

El tratamiento de datos personales en A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A se regirá por los siguientes principios:

 

  1. Accesoy circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados;

 

  1. Confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

  1. Finalidad:El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular;

 

  1. Libertad:El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

  1. Seguridad:La información sujeta a Tratamiento por parte de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  1. Transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

 

  1. Veracidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 

PARÁGRAFO PRIMERO:En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

 

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES:Los titulares de datos personales por sí o porintermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientesderechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte deA LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A:

 

a) Derecho de acceso: En virtud del cual podráacceder a los datos personales que estén bajo el control de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mescalendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de lainformación que motiven nuevas consultas;

 

b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datospersonales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento;

 

c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;

 

d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;

 

e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio:por infracciones a lo dispuesto en la normatividadvigente sobre tratamiento de datos personales;

 

f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

PARÁGRAFO PRIMERO:Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

  1. PARÁGRAFO SEGUNDO:Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

     

    6. DEBERES DE A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A: Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones:

     

    1. Deberes cuando actúa como responsable:
      1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
      2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
      3. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
      4. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política
      5. Actualizar la información cuando sea necesario.
      6. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
    2. Deberes cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:
      1. Establecer que el responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado.
      2. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
      3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
      4. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
      5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
      6. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política.
      7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
      8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
      9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
      10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
      11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
    3. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado
      1. Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. Pese a lo anterior, si se trata de transmisión para efectos de la consecución de reservas o bloqueos, o la prestación de cualquier servicio turístico, no será necesario un contrato para la transmisión.
      2. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
      3. Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
      4. Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
      5. Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
      6. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
    4. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:
      1. Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares.
      2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

     

    7. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL:

     

    Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se entenderá solicitada por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

     

    Se toma por mecanismo válido de solicitud y momento de recolección el suministro espontáneo que hace el usuario en el momento de la cotización, prereserva, adquisición de un plan turístico.

     

    8. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

     

    A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A Podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

     

    9. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS:

     

    LA DIRECCIÓN COMERCIAL DE A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción de los requisitos orientados a promoción de acciones legales, caso en el cual el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 5:00 p.m al correo electrónico jarenas@solarhoteles.com(dirección jurídica), llamar a la línea telefónica de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A, Medellín teléfono (4) 4480840.

     

    OFICINA DIRECCIÓN

    Medellín Calle 32EE 76 57.

    La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

     

    10. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A ya ha procedido a remitir correos electrónicos y procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.solarhoteles.com dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A.

     

    11. MEDIDAS DE SEGURIDAD:En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, A LUGARES Y DESTINOS MAYORISTAS DE TURISMO S.A adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.”

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